プロジェクトマネジメント1day診断のご紹介

• プロジェクトマネジメントの必要性
• 企業が抱える課題
• プロジェクトマネジメント1day診断の紹介
• プロジェクトマネジメント1day診断のポイント
• まとめ

昨今、インターネット技術や先端技術の飛躍的な進歩により、ライフスタイルが大きく変化してきた。それに伴い、製品やサービスのライフサイクルは大きく短縮されている。企業はその流れに対応するよう、より頻繁に組織変革を行うようになり、よりスピーディーな新製品開発と新技術の導入の検討が求められている。このような背景のもとで仕事のプロジェクト化が加速してきておりプロジェクトマネジメントの必要性が高まってきている。PMI(米プロジェクトマネジメント協会)のレポートによると、プロジェクトベースの経済活動は2027年までに20兆ドルに達するとされている(2017年では12兆ドル)。2021年の全世界のGDPが94兆ドルで、今後も成長を続けると考えたとき、経済活動の約20％がプロジェクトベースになるというわけだ。

一方で、多くの企業がプロジェクト関連の課題を抱えていることも事実だ。海外のある調査では、プロジェクトマネジメントに関する課題を感じている企業は2018年で56％ にあった。これまでの傾向を考えると、この数値は今後ますます高まることが予想される。
また日本の調査からもプロジェクトマネジメントに関する課題が見えてきた。700人のビジネスパーソンへアンケート を実施したところ、約7割の人が参画したプロジェクトで「PM のスキル不足」を体験したと回答した。一方で、PMを体験した人の7割 が「PMを辞めたいと思った」と回答をしており、プロジェクトマネジメントに関して苦労していることが良くわかる。

プロジェクトベースの仕事が増えてきた一方で、それに対応するスキルを持ったマネジメント人材が追いついていないのが現状だ。「なんちゃってPM」のようにこの現状を揶揄する言葉が出てくるのも無理はない。当社がPMOサービスを提案する際の初回ヒアリングでも「プロジェクトマネジメントの体系的な知見がないため、どこに課題があるのかがわからない」「課題が多くてどこから手を付けて良いのかわからない」といった話をよく耳にする。

以上のことから、当社はプロジェクトマネジメントの課題解決に価値を見出し、コンサルオファリングサービスとして「プロジェクトマネジメント1day診断」をリリースすることとした。このサービス ではプロジェクトマネジメントの対応状況を可視化(点数化)し、課題を明確にする。プロジェクトマネジメントに関するスキル・知見に不足を感じる 企業や、自分たちの力だけでは課題解決が難しいと感じる企業にとって、現状を把握することは課題解決への重要な第一歩になると確信している。また、オプションではあるが、課題の原因分析や解決の優先度を整理した上で、具体的な対応方針の策定までご支援したり、必要に応じて課題解決への具体的なアクションをご支援することも可能だ。

図1：プロジェクトマネジメント1day診断

1.スピーディーでシンプルな設計
プロジェクトマネジメント1day診断は、その名の通り1日で診断結果をお渡し する。ご依頼を頂戴したタイミングでアンケートフォーム（所要時間１０分程度）と打ち合わせの日程調整についてご連絡をお送りするので、企業様に回答していただく。回答内容をもとに後日ヒアリングをさせていただき、その場で即診断して結果をお渡しする流れだ。スピーディーかつ企業様に負担が少ないシンプルな設計となっているので、ぜひ気軽に利用していただきたい。

2.プロジェクトマネジメントの成功ドライバー
ところで、なぜ1dayで診断可能なのだろうか答えは診断項目の設計にある。
これまで当社は数多くのプロジェクトマネジメントを支援してきており、その経験で得られた知見の数々から、プロジェクトマネジメントの成功ドライバー(≒回避・改善すべき失敗因子)がいったい何であるかを十分に把握している。企業様へお送りするアンケートには成功ドライバーに関する質問が織り交ぜられており、回答してもらうだけで本質的な課題をすぐ特定でき、その後取り組むべき事柄を具体的に提案することが可能なのだ。

2-1情報の可視化
プロジェクトの状況が可視化されていることは、プロジェクトマネジメントの基本だ。しかし、意外にも多くの企業がこの点でつまづいてしまう。特に大規模プロジェクトになるとマネジメントチームから現場までの距離が遠くなるため、現場の細かい状況が掴みづらい。一方で現場はタスクをこなすことに集中してしまいがちで、マネジメントがおざなりになってしまったり、方法論がわからずに放置されてしまったりする。このようにプロジェクトの実態が見えなくなってしまうことはよくある。したがって、診断を進めるうえでは「どんな管理項目を設定するのか」「いつ誰がどのように状況を把握するのか」といった仕組みづくりとその遂行がなされているかを確認していくことが重要なポイントである。

2-2計画立案
プロジェクトを遂行する上では、計画が定まっていないとその場凌ぎの対応しか出来ず、先回りした対応が難しくなる。また、対処しなければならない課題が大きければ大きいほど、立ち行かなくなる。よくあるケースとして、スケジュールの大枠は作られているが、フェーズごとの成果物、担当、タスクまでは計画できていないということがある。計画がない状態で進めていくと、途中で有識者を手配する必要が出てきてタスクの進行が止まってしまったり、フェーズの終わりに差し掛かったところで重要な検討が漏れていることに気づいたりと、メンバーを混乱させたり重大なミスにつながる危険性が出てくる。こういった危険を開始、先回りで対処が出来るように計画は事前にきちんと立てておくことが重要だ。診断では、フェーズ・領域ごとに、成果物、タスク、担当を含めた計画をきちんと立てて推進しているかを確認項目に含めている。

2-3チーム間連携
職務や所属部門、企業が異なるもの同士のコミュニケーションや連携はプロジェクト遂行に必須の条件であるが、ここがおざなりになると途端に上手くいかなくなってしまう。よくある失敗例として、業務部門提示の要件をIT部門が曖昧な理解のまま進めてしまい、リリース前に大きな課題となるケースや、マネジメントと現場の意思疎通が出来ておらず、重要課題が放置され、遅延に繋がってしまうケースなどがある。これらは「言ったつもり」「伝わったと思っていた」「連携漏不足だった」といったミスコミュニケーションが原因で発生する。単純なことのように思えるが、関連する組織、チームが増えればミスコミュニケーションの発生頻度は高まり、致命的な事態に繋がる危険性も高まるため、真剣に目を向ける必要がある。1day診断においてもこの点を重要視しておりチーム間連携でミスを起こさないための仕組みづくり(会議体、議事録、資料化、ファイル共有など)ができているかを確認する。

2-4マネジメントの改善活動
プロジェクトマネジメントは、開始時に定義したルールに沿うだけではなく、必要に応じてアップデートしていく必要がある。例えば、あるチームが遅延しがちで課題が頻発する状態であれば、マネジメントのリソースをそのチームに注力させ、フォローするといった調整を行わなければならない。また、ルーティン化出来るマネジメント作業はなるべく省力化・自動化して、浮いたリソースを課題解決推進に回すといった工夫も必要になってくる。このようにマネジメントの仕組みを恒常的に改善していくことでプロジェクトの成功に近づく。1day診断においてもマネジメントの改善活動が行われているかを確認する。

図2：プロジェクト成功ドライバー

本記事では、プロジェクトベースの仕事が増えたことによりプロジェクトマネジメントの必要性が高まっている一方、マネジメントのスキルや知見が不足している現状を確認した。これを踏まえた上で、現状を打破するために有効となる、当社の「プロジェクトマネジメント1day診断」の内容とポイントについて述べた。
プロジェクトマネジメントについて悩みのある方々にとって、本記事が有用になれば幸いだ。

＊プロジェクトマネジメント１day診断について、より詳しく知りたい方へ
当社のWebサイト（https://www.rise-cg.co.jp/）へお越しいただき、お問い合わせフォームよりご連絡ください。別途ご案内を差し上げます